Nguyên tắc 80-20 đơn giản này sẽ giúp tăng hiệu quả năng xuất của bạn

10

Nguyên tắc 80-20 hay Nguyên tắc Pareto, được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý ở thế kỷ 19, Vilfredo Pareto, người đã phát hiện ra rằng khoảng 80% lãnh thổ của Ý vào năm 1896 thuộc sở hữu của 20% dân số, đã trở thành một tiền đề phổ biến trong kinh doanh và cuộc sống.

Nguyên tắc này được nêu rõ vào năm 1992 trong một báo cáo của Chương trình Phát triển Liên hợp quốc cho thấy rằng khoảng 80% tài chính trên thế giới nằm trong tay của 20% dân số. Các doanh nghiệp đã báo cáo rằng 80% doanh số bán hàng của họ đến từ 20% khách hàng của họ và Microsoft phát hiện ra rằng nếu họ sửa được 20% hàng đầu, hầu hết các lỗi được báo cáo thì họ sẽ loại bỏ 80% sự cố trong phần mềm của họ.

Có vẻ như Nguyên tắc Pareto (80-20) vẫn đang được diễn ra ở xung quanh chúng ta vậy.

Khi nói đến năng suất của chính chúng ta, nguyên tắc có thể được áp dụng đó là 80% kết quả của chúng ta đến từ 20% nỗ lực của mình. Bí quyết là khám phá ra 20% đó là gì để chúng ta có thể nỗ lực hết mình cho 20% đó và loại bỏ nhiều nhất trong số 80% không mang lại cho chúng ta một kết quả như mong muốn.

1. Hoàn toàn rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được.

Cách dễ nhất và hiệu quả nhất để làm điều này là hoàn toàn rõ ràng về những gì mà bạn đang cố gắng để đạt được.

Kết quả bạn muốn đạt được là gì? Hầu hết mọi người không hiểu rõ những gì họ muốn đạt được, và do đó, bị cuốn vào những công việc không mang lại đóng góp lớn cho mục tiêu tổng thể.

Ví dụ, nếu bạn có một dự án chuyển nhà, việc dành một khoảng thời gian không đáng kể để thảo luận về màu sắc mà bạn muốn sơn tường, đồ nội thất bạn muốn và những loại cây bạn trồng trong vườn sẽ không giúp bạn di chuyển được nhà ở.

Thay vào đó, quyết định có bao nhiêu phòng và ở vị trí nào bạn muốn dựng nên ngôi nhà, sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu quan trọng hơn nhiều để có thể bắt đầu. Bạn sẽ tìm được ngôi nhà phù hợp nhanh hơn nhiều so với việc thảo luận về màu sắc, đồ nội thất và các vật dụng trong khu vườn của bạn.

Trước khi bạn bắt đầu bất kỳ dự án nào, hãy lập danh sách tất cả các nhiệm vụ liên quan để hoàn thành dự án và sau đó đánh dấu các nhiệm vụ sẽ mang lại cho bạn đóng góp lớn nhất cho việc hoàn thành dự án. Những nhiệm vụ đó sẽ là 20% nhiệm vụ sẽ đưa bạn đến 80% chặng đường hoàn thành dự án. Tập trung nhiều hơn vào những điều đó.

2. Chuyên nghành và lĩnh vực của bạn là gì?

Jim Rohn đã đặt ra câu hỏi này và về cơ bản nó có nghĩa là có những phần công việc bạn làm hàng ngày có đóng góp trực tiếp vào mục tiêu tổng thể mà bạn đang cố gắng để đạt được. Các phần khác công việc của bạn không đóng góp trực tiếp vào mục tiêu đó nhưng có thể được mô tả như nhiệm vụ dọn phòng. Bí quyết là biết mình nên làm những gì trước tiên.

Brian Tracy thường nói về điều này với quy trình bán hàng. Thời gian chính là khi bạn đứng trước khách hàng nói chuyện với họ. Thời gian ít ỏi là đi gặp khách hàng hoặc tham gia các cuộc họp với giám đốc bán hàng của bạn tại văn phòng. Tất nhiên, việc đi du lịch để gặp khách hàng hoặc gặp gỡ với giám đốc bán hàng của bạn là quan trọng, nhưng họ không đóng góp trực tiếp vào hiệu suất bán hàng của bạn nên điều đó sẽ được coi là thời gian nhỏ.

Khi tôi làm công việc bán hàng nhiều năm trước, tôi đã học được rằng mặc dù bạn có thể nổi trội với đội ngũ nhân viên bán hàng của mình, nhưng nếu bạn viết báo cáo bán hàng của mình một cách tỉ mỉ mỗi ngày, làm như vậy không cải thiện được hiệu suất bán hàng. Tôi quan sát thấy rằng những nhân viên kinh doanh giỏi nhất trong công ty của chúng tôi là những người có kỹ năng quản trị khủng khiếp và không phải là những người nổi trội trong một văn phòng. Vấn đề là, họ là những nhân viên bán hàng giỏi nhất bởi vì họ hiểu rằng đứng trước khách hàng sẽ dẫn đến doanh số bán hàng cao hơn và cuối cùng dẫn đến mức lương cao hơn.

Hãy xem lịch trình tuần trước của bạn và xác định những công việc bạn đã làm có tác động tích cực nhất đến mục tiêu của bạn. Sau đó, hãy lên kế hoạch thực hiện nhiều hơn những việc đó vào tuần tới để bạn hoàn thành 20% nhiệm vụ mà bạn biết là sẽ đạt được 80% kết quả mà bạn mong muốn.

3. Ngừng Suy nghĩ, Bắt đầu Làm

Tôi bắt gặp điều này với rất nhiều khách hàng của mình khi tôi rèn họ phát triển công việc kinh doanh của riêng họ. Dành quá nhiều thời gian cho việc suy nghĩ và lập kế hoạch.

Giờ đây, việc lập kế hoạch và phát triển ý tưởng có vị trí khác nhau khi bạn đang tạo ra công việc kinh doanh của riêng mình, nhưng có một ranh giới. Nếu bạn dành 80% thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể thành công.

Lấy một ví dụ đơn giản. Khi tôi bắt đầu làm kênh YouTube của mình hơn ba năm trước, tôi sẽ dành một tuần để lập kế hoạch loại video mà tôi sẽ sản xuất và sau đó tôi bắt đầu quay. Video đầu tiên của tôi rất chán, nhưng quá trình sản xuất video hàng tuần khiến tôi học được những cách sản xuất video tốt hơn, giúp kênh của tôi phát triển.

Tôi thấy có quá nhiều người lập kế hoạch và suy nghĩ về những gì họ muốn làm và không bắt tay vào sản xuất nội dung. Nếu bạn dành 80% thời gian để sản xuất nội dung và 20% thời gian lên kế hoạch cho nội dung của mình, bất kể bạn đang sản xuất cho phương tiện nào, bạn sẽ thấy kết quả tích cực. Nếu bạn xoay ngược tỷ lệ đó, bạn sẽ không thấy được nhiều kết quả.

Hãy dừng lại một chút ngay bây giờ và tự hỏi bản thân:

“Hôm nay tôi có thể làm gì để đạt được kết quả một cách nhanh nhất?”

4. Sử dụng lịch trình của bạn để xem lại bạn đã sử dụng thời gian như thế nào.

Lịch trình công việc của bạn là công cụ phân tích mạnh mẽ nhất để xem cách bạn sử dụng thời gian mỗi ngày và mỗi tuần. Nếu bạn thấy mình đang dành nhiều thời gian hàng ngày cho các cuộc họp và giải quyết các vấn đề của đồng nghiệp, bạn sẽ thấy mình không tập trung vào 20% kết quả thực sự.

Nếu bạn đã dành thời gian để viết ra những hoạt động mang lại cho bạn 80% kết quả, thì hãy xem lại lịch của bạn vào cuối tuần để xem bạn đang dành thời gian ở đâu để có thể điều chỉnh một cách tốt nhất; vì vậy bạn tập trung hơn vào các hoạt động mang lại cho bạn kết quả tích cực lớn nhất. Giảm thời gian mỗi ngày để có thể làm tốt những công việc đó.

Cố gắng loại bỏ những nhiệm vụ không mang lại nhiều kết quả. Nếu bạn có thể làm như vậy, hãy ủy thác chúng cho những người khác có khả năng hoàn thành tốt hơn những nhiệm vụ đó cho bạn để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn mỗi tuần cho các nhiệm vụ. Điều này sẽ mang lại cho bạn lợi tức đầu tư thời gian tốt hơn rất là nhiều.

Để thực sự tận dụng nguyên tắc 80-20, bạn cần biết mình đang sử dụng thời gian ở đâu và làm gì hàng ngày.

Nếu bạn là một nhà sản xuất nội dung, thì bạn cần phải sản xuất nội dung, không lãng phí thời gian để phân tích các số liệu phân tích. Tất nhiên, phân tích rất quan trọng nếu bạn muốn thấy sự tăng trưởng, nhưng nếu không có nội dung, bạn sẽ không có bất kỳ phân tích nào để làm cơ sở cho nội dung trong tương lai của mình. Vì vậy, 80% thời gian của bạn cần được dành cho việc sản xuất nội dung.

Nếu bạn đang bán hàng, nếu bạn dành 80% thời gian để lập kế hoạch cho các cuộc gọi bán hàng và chỉ 20% thời gian trò truyện trực tiếp trước mặt khách hàng, thì hiệu quả bán hàng của bạn sẽ không được tốt lắm. Hãy xoay chuyển khẩu phần công việc. Dành 20% thời gian của bạn để lập kế hoạch cho các cuộc gọi và 80% thời gian để gặp mặt khách hàng của bạn.

(Cuối cùng) Bài học rút ra chính.

Vì vậy, để làm cho quy tắc 80-20 trở nên phù hợp với bạn, hãy nhớ những điều sau:

  • Hãy thật rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được. Một kết quả thành công sẽ như thế nào? Sau đó, xác định 20% các bước hành động sẽ giúp bạn chinh phục được 80% chặng đường.
  • Chuyên ngành và lĩnh vực của bạn là gì? Những hoạt động hàng ngày nào bạn có thể làm sẽ tạo ra chuyển động không ngừng để đạt được bất cứ điều gì bạn muốn đạt được? thì hãy làm những điều đó mỗi ngày.
  • Giảm lượng thời gian bạn dành để suy nghĩ về việc làm điều gì đó và chỉ bắt đầu thực hiện nó. Nếu bạn đang dành 80% thời gian để suy nghĩ và chỉ 20% thời gian để làm thì bạn có tỷ lệ trở lại bình thường.
  • Xác định các bước hành động bạn đã thực hiện trong tuần trước có tác động tích cực nhất đến mục tiêu của bạn. Làm nhiều hơn trong số đó vào tuần tiếp theo. Ưu tiên chúng và sắp xếp thời gian trong lịch trình công việc của bạn.

Leave A Reply

Your email address will not be published.