Mẹo quản lý ngân sách cho người mới bắt đầu với chức vụ quản lý

6

Khi một nhân viên được thăng chức lên vai trò quản lý đầu tiên của mình , rất có thể đây sẽ là lần đầu tiên người đó quản lý ngân sách bộ phận.

Hầu hết các nhà quản lý mới nhận được ít hoặc không được đào tạo chính thức về cách phát triển dự báo ngân sách, theo dõi chi phí của họ hoặc cách thực hiện các điều chỉnh giữa năm. Họ thường được người quản lý hoặc bộ phận tài chính giao cho một bảng tính hoặc báo cáo và được kỳ vọng sẽ biết cách thực hiện hoặc học được cách thử nghiệm.

Mặc dù “thử nghiệm” có thể là một cách hiệu quả để học một kỹ năng mới, sẽ tốt hơn nếu một người quản lý mới không mắc phải quá nhiều lỗi đau đớn. Dưới đây là một số mẹo nếu bạn vừa được thăng chức với tư cách là người quản lý với trách nhiệm lập ngân sách.

Đầu tư thời gian để học ngay từ đầu

Không có thời điểm nào tốt hơn để hỏi những câu hỏi “ngu ngốc” hơn là khi bạn mới làm quen với một thứ gì đó và chưa bao giờ làm điều đó. Tốt hơn hãy hỏi và dành thời gian trả lời trước trong việc học, thay vì đợi cho đến khi ai đó phải chỉ ra  sai lầm của bạn . Yêu cầu thời gian từ người quản lý của bạn (hoặc người tiền nhiệm nếu bạn có thể) để xem xét triết lý cơ bản, mục tiêu tổng quát, định dạng và từng mục hàng. Nếu tổ chức của bạn có nhân viên tài chính, hãy yêu cầu người đó dành thời gian cho bạn. Hầu hết sẽ được tâng bốc và sẵn sàng chia sẻ kiến ​​thức chuyên môn của họ.

Sau cùng, nếu họ có thể đào tạo trước cho bạn cách làm mọi thứ theo thông số kỹ thuật của họ, bạn sẽ đỡ phải đau đầu hơn về sau.

Tham gia khóa học “Tài chính và lập ngân sách cho các nhà quản lý phi tài chính”

Kiểm tra với các trường kinh doanh đại học địa phương của bạn, trong “Giáo dục điều hành”. Hầu hết các trường kinh doanh cung cấp các khóa học không tín chỉ từ một đến ba ngày. Trong hoặc sau khóa học, hãy dành thời gian để xem xét báo cáo hàng năm của công ty bạn và hiểu các tỷ lệ và báo cáo tài chính khác nhau.

Quản lý ngân sách phòng ban của bạn giống như đó là công việc kinh doanh của riêng bạn

Khi chúng tôi làm việc cho các tổ chức lớn, chúng tôi có xu hướng coi tiền của “công ty” như thể nó mọc trên cây vậy. Nhưng điều này không được tiếp diễn, và bây giờ công việc của bạn là người quản lý là có quyền sở hữu cá nhân đối với các nguồn lực của bộ phận của bạn.

Hãy là một người chơi tốt trong đội

Nếu có thể, hãy xem lại ngân sách của người quản lý của bạn. Mặc dù điều quan trọng là phải nắm quyền sở hữu ngân sách của bạn, nhưng đơn vị của bạn là một phần của một thực thể lớn hơn. Yêu cầu người quản lý của bạn cho bạn biết ngân sách của bạn phù hợp với đâu và hỗ trợ bức tranh toàn cảnh cũng như sự phụ thuộc lẫn nhau với các đồng nghiệp của bạn. Có thể có lúc bộ phận khác cần tiền cho các mục tiêu ưu tiên cao hơn của bạn. Đừng chờ đợi để được yêu cầu hoặc đưa nó đi — hãy chủ động và đề nghị giúp đỡ người quản lý đồng cấp của bạn. Bạn sẽ được coi là chiến lược và hợp tác .

Không thử những điều dại dột

Chỉ vì “mọi người đều làm điều đó” không có nghĩa là nó không ngu ngốc và không tốt cho công ty. Một ví dụ về một trò chơi lập ngân sách ngu ngốc điển hình mà các nhà quản lý chơi là “sử dụng nó hoặc mất nó”. Đó là khi bạn sắp đến cuối năm và ngân sách của bạn đang chạy theo dự báo của bạn. Trong những năm trước, khi bạn viết thiếu, ngân sách năm sau của bạn được đặt dựa trên thực tế của năm đó. Vì vậy, để không bị cắt giảm ngân sách một lần nữa, bạn cứ mua sắm thoải mái — mua những thứ bạn không cần hoặc dự trữ trong trường hợp bạn có thể cần.

Theo dõi chi phí của bạn hàng tháng và chủ động điều chỉnh

Đừng cho rằng “ai đó” sẽ cho bạn biết khi nào bạn vượt quá ngân sách. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể phải yêu cầu báo cáo hàng tháng hoặc tự theo dõi. Đừng đợi đến cuối năm, khi nó trở thành một điều bất ngờ đối với bạn và sếp của bạn. Đến lúc đó, đã quá muộn để điều tra và sửa chữa. Có trách nhiệm, tự đo lường và chủ động báo cáo với người quản lý.

Hãy minh bạch và tham gia vào nhóm của bạn

Chia sẻ ngân sách của bạn với nhóm của bạn, thậm chí có thể khiến họ tham gia vào việc thiết lập dự báo. Việc tham gia vào nhóm của bạn và giúp họ hiểu quy trình lập ngân sách tạo ra cảm giác sở hữu chung và khuyến khích nhân viên của bạn tìm ra những cách sáng tạo để quản lý chi phí.

Hãy chiến lược

Đừng chỉ lấy thực tế của năm ngoái và thêm 10 phần trăm vào dự báo của năm tới. Bắt đầu với việc phát triển một chiến lược và mục tiêu, sau đó xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó. Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn năm ngoái, hãy chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho yêu cầu tài trợ bổ sung của bạn.

Đừng lạm dụng nó

Trong khi quản lý ngân sách là một vai trò quan trọng đối với một nhà quản lý, đừng bao giờ đánh mất tài sản quan trọng nhất: con người của bạn! Đảm bảo rằng bạn đang dành ít nhất gấp năm lần thời gian để phát triển nhóm của mình so với những con số dồn dập.

Leave A Reply

Your email address will not be published.