Kỹ năng quản lý dành cho người mới bắt đầu

11

Cấp độ 1 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý cho thấy các kỹ năng cơ bản mà bất kỳ người quản lý mới bắt đầu nào cũng phải nắm vững. Nó là nền tảng của kim tự tháp kỹ năng quản lý, cho thấy các kỹ năng mà một nhà quản lý phải nắm vững để thành công và cho thấy cách các kỹ năng quản lý này xây dựng lẫn nhau để hướng tới thành công.

Kỹ năng quản lý cơ bản

Có bốn kỹ năng quản lý cơ bản mà bất kỳ ai cũng phải nắm vững để thành công trong công việc quản lý . Bốn kỹ năng cơ bản này là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát và chúng được thảo luận chi tiết riêng ngay bên dưới.

1. Kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ nhiệm vụ quản lý nào. Đây cũng là bước thường bị bỏ qua hoặc cố tình bỏ qua. Mặc dù số lượng lập kế hoạch và chi tiết được yêu cầu sẽ khác nhau giữa các nhiệm vụ, nhưng để bỏ qua nhiệm vụ này là bạn sẽ gặp phải tai họa chắc chắn ngoại trừ may mắn mù quáng.

Đó là những gì cung cấp câu châm ngôn cũ của 6 chữ cái về lập kế hoạch: Lập kế hoạch và Chuẩn bị trước Ngăn chặn Hiệu suất kém, (hoặc 7 chữ cái: Đúng, Trước, Lập kế hoạch, Đề phòng, Điên, Kém, Hiệu suất) tùy thuộc vào cách bạn tính.

Mặc dù hầu hết mọi người liên kết thuật ngữ lập kế hoạch với lập kế hoạch kinh doanh nói chung, nhưng thực tế vẫn tồn tại ba cấp độ lập kế hoạch khác nhau:

  • Lập kế hoạch chiến lược
  • Lập kế hoạch chiến thuật
  • Kế hoạch hoạt động

Và, các loại kế hoạch khác nhau được sử dụng để đạt được các mức độ và lĩnh vực chuẩn bị:

  • Kế hoạch thiệt hại
  • Kế hoạch hoàn thành
  • Kế hoạch khủng hoảng
  • Kế hoạch thưởng phạt

Kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết để lập kế hoạch hiệu quả

Đây là một số kỹ năng mẫu mà bạn phải có để lập kế hoạch hiệu quả.

  • Hình dung một trạng thái trong tương lai
  • Tổ chức một cách tinh thần sứ mệnh và tầm nhìn thiết yếu sẽ đưa bạn đến trạng thái mong muốn trong tương lai
  • Xác định một chiến lược tổng thể sẽ đạt được trạng thái mong muốn trong tương lai
  • Chọn các mục tiêu ngắn hạn và các hoạt động giúp bạn đạt được điều đó

2. Tổ chức

Người quản lý phải có khả năng tổ chức các nhóm , nhiệm vụ và dự án để hoàn thành công việc của nhóm một cách hiệu quả và năng xuẩt nhất. Là một người quản lý ban đầu, bạn có thể tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc một nhóm dự án. Những kỹ năng tương tự này sẽ được yêu cầu sau này trong sự nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một bộ phận hoặc một bộ phận mới của công ty.

Rõ ràng, sự chồng chéo tồn tại giữa việc lập kế hoạch và tổ chức công việc. Trong đó việc lập kế hoạch tập trung vào những gì bạn cần làm, việc tổ chức sẽ hoạt động nhiều hơn và tập trung hơn vào cách hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết để tổ chức hiệu quả

Khi sắp xếp công việc, bạn cần:

  • Xác định các vai trò cần thiết để hoàn thành kế hoạch
  • Giao nhiệm vụ cho các vai trò
  • Xác định nguồn lực tốt nhất (con người hoặc thiết bị) cho vai trò
  • Nhận các nguồn lực và phân bổ chúng cho các vai trò
  • Phân công các nguồn lực cho các vai trò và giao quyền và trách nhiệm cho họ.

Cho dù bạn đã được giao cho một nhóm nhỏ hay một dự án để quản lý, những người quản lý ban đầu cũng phải có khả năng tổ chức văn phòng và hệ thống dữ liệu.

Thêm liên quan đến tổ chức

Bạn có thể không thể di chuyển mọi người xung quanh để gắn kết nhóm của bạn với nhau, nhưng bạn nên xem xét khả năng. Mặt khác, bạn có thể cần phải di chuyển nhiều người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ để nhóm có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau này trong sự nghiệp của mình, bạn có thể cần tổ chức một văn phòng để chứa các nhóm từ một số phòng ban khác nhau và nhu cầu cụ thể của họ.

Bạn cũng cần có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống máy tính sẽ xử lý dữ liệu mà nhóm của bạn cần thu thập hoặc phân phối. Ví dụ, bạn phải quyết định xem bạn có cần thiết lập các trang web được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hay chỉ là một thư mục chia sẻ trên máy chủ tệp. Quyết định xem bạn sẽ tổ chức hệ thống như thế nào để mọi người cần thông tin đều có quyền truy cập vào nó (và những người không nên nhìn thấy nó, như đối thủ cạnh tranh của bạn).

Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất thứ gì đó khác ngoài thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn nhận được những gì họ cần, khi họ cần và có thể cung cấp cho những người khác những gì nhóm của bạn sản xuất vào đúng thời điểm.

Đừng quên tổ chức bản thân. Điều này được đề cập ở cấp độ cao hơn trong Cấp độ 3 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý , nhưng ngay cả khi là người quản lý mới bắt đầu, bạn phải có khả năng sắp xếp bản thân , thời gian và không gian của mình sao cho hiệu quả nhất.

Cuối cùng, bạn sẽ thấy rằng hiếm khi tổ chức các dự án một lần . Với những thay đổi liên tục về nguồn lực, mục tiêu và các yếu tố bên ngoài, bạn thường sẽ cần phải tổ chức lại để điều chỉnh chúng.

3. Thẳng thắn

Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo nhóm của mình hoàn thành công việc . Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho tất cả mọi người trong nhóm . Họ có biết mục tiêu là gì không? Tất cả họ có biết vai trò của họ trong việc đưa đội đến mục tiêu là gì không? Họ có mọi thứ họ cần (nguồn lực, quyền hạn, thời gian, v.v.) để thực hiện phần việc của họ không?

Dẫn dắt

Bạn sẽ hiệu quả hơn trong việc hướng cả nhóm đến mục tiêu của mình nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) hơn là đẩy (ngồi lại và ra lệnh ). Bạn muốn thúc đẩy mọi người trong nhóm của mình và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ hướng tới các mục tiêu của nhóm.

Kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết để chỉ đạo

Khi bạn chỉ đạo công việc của nhóm, bạn cần:

  • Đưa ra định hướng rõ ràng để nhóm có thể thành công
  • Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu rõ về vai trò của họ để nhóm thành công
  • Cung cấp ít định hướng nhất cho nhóm để nhóm được trao quyền để thành công
  • Cung cấp nguồn cảm hứng và theo dõi để duy trì sự hiện diện hỗ trợ nhóm

4. Điều khiển

Một số người viết cố gắng “làm mềm” kỹ năng quản lý cơ bản này bằng cách gọi nó là “điều phối” hoặc các thuật ngữ tương tự. Tuy nhiên, thuật ngữ mạnh hơn, kiểm soát, là điều cần thiết để người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của nhóm .

Trong các bước trên, bạn đã lên kế hoạch cho công việc, sắp xếp các nguồn lực để nó diễn ra hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu công việc. Trong bước kiểm soát, bạn giám sát công việc đang được thực hiện . Bạn so sánh giữa tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác minh rằng tổ chức đang hoạt động như bạn thiết kế.

Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, bạn không cần phải làm gì khác ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Một nhân viên bị ốm, việc sắp xếp cơ sở dữ liệu mất nhiều thời gian hơn mỗi lần dự kiến, một đối thủ cạnh tranh chính giảm giá của họ, hỏa hoạn phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải sơ tán trong vài ngày, hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.

Bước kiểm soát bây giờ yêu cầu bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa dự án của bạn trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt. Thường thì điều này có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Đôi khi nó có thể yêu cầu một sự thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải hướng mọi người đến những mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát kế hoạch mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Kỹ năng quản lý cơ bản cần thiết để kiểm soát

Khi bạn kiểm soát công việc, bạn cần:

  • Theo dõi tiến độ của nhóm và các dự án
  • Đảm bảo rằng mỗi vai trò được hoàn thành bởi một nhân viên
  • Đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu suất và chất lượng
  • Giúp nhóm giải quyết vấn đề và loại bỏ các rào cản đối với thành công của họ
  • Cung cấp phản hồi về các hành động đã thực hiện và tiến trình của nhóm
  • Cung cấp phần thưởng và sự công nhận cho những thành công và tiến bộ của nhóm
  • Thực hiện các điều chỉnh đối với các quyết định được đưa ra ở các giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo khi cần thiết

Người quản lý cũng có công cụ kiểm soát

Trong bước kiểm soát, bạn đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu suất và chất lượng, sau đó bạn giám sát để đảm bảo rằng chúng được đáp ứng. Có nhiều công cụ có sẵn cho bạn cũng như có những thứ bạn cần theo dõi.

  • Công cụ lập lịch: Một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch trình của mình và sau đó cập nhật tiến độ thường xuyên. Chương trình sẽ nêu rõ những thay đổi trong lịch trình để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.
  • Kiểm soát tài chính: là một nhà quản lý, bạn thường sẽ có ngân sách. Các báo cáo từ Phòng Tài chính sẽ cho bạn biết chi tiêu của bạn (vào con người và các nguồn lực khác) phù hợp với kế hoạch như thế nào.
  • Kiểm soát mọi người: bạn phải đảm bảo tất cả những người trong nhóm của bạn đang thực hiện đúng như kế hoạch. Nếu không, bạn cần tìm và khắc phục nguyên nhân. Họ không hiểu mục tiêu? Họ không có một số nguồn lực hoặc kỹ năng mà họ cần? Nhiệm vụ có quá lớn đối với họ và cần được sửa đổi hoặc giao cho một nguồn lực khác không? Công việc của bạn với tư cách là người quản lý có nghĩa là cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn phản hồi về cách hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch. Khi nó không xảy ra, bạn cần phải thực hiện hành động sửa chữa . 

Kết luận

Các kỹ năng quản lý ban đầu: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát là cơ bản để người quản lý có thể hoàn thành các mục tiêu, dự án được giao, các sản phẩm công việc và tiến độ của bộ phận trong tổ chức mà người quản lý chịu trách nhiệm. Với sự thành công trong từng kỹ năng cơ bản này, một nhà quản lý đang đi đúng hướng đến sự nghiệp quản lý thành công.

Leave A Reply

Your email address will not be published.