Cách mà các nhà quản lý dẫn dắt các cuộc họp nhóm hiệu quả

0 0

Cuộc họp hiệu quả là những sự kiện thú vị, năng lượng cao, nơi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề. Thật không may, quá nhiều cuộc họp mà chúng tôi tham dự dường như hoàn toàn ngược lại. Những cuộc họp tồi tệ nhất khiến thời gian trôi qua khiến mọi người kiệt quệ về mặt tinh thần và cảm xúc và nhiều hơn là một chút thất vọng. Sự khác biệt là cách các cuộc họp được lên kế hoạch và điều hành.

Các nhà quản lý giỏi nhất hiểu được tầm quan trọng của những sự kiện này và họ hiểu rằng việc tạo ra một cuộc họp tuyệt vời cần có kế hoạch và nỗ lực có chủ ý. Bài viết này đưa ra mười mẹo để giúp bạn tận dụng thời gian cộng tác quý giá này với nhóm của mình. Dưới đây là các mẹo về cách tăng cường các cuộc họp nhóm của bạn.

Có thái độ tích cực về các cuộc họp

Đó là điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm với tư cách là một nhà lãnh đạo để cải thiện các cuộc họp nhóm. Thật ngạc nhiên khi nhiều nhà quản lý tự hào tuyên bố rằng họ không thích họp, nhưng để đạt được kết quả đáng kể, giải quyết vấn đề, ra quyết định, thông báo, truyền cảm hứng, cộng tác và động viên, các nhà quản lý cần phải làm việc với mọi người.

Điều đó có nghĩa là thỉnh thoảng hãy tập hợp những người đó lại với nhau trong phòng hoặc trong một cuộc gọi hội nghị và nói chuyện với họ. Quản lý không phải là ngồi trong văn phòng đóng cửa để gửi email. Là một nhà lãnh đạo, hãy thử xem các cuộc họp là biểu hiện của khả năng lãnh đạo. Đó là thời gian biểu diễn của lãnh đạo, không phải là điều gì đó đáng sợ như một chuyến đi đến nha sĩ.

Hãy nhớ rằng bạn làm chủ cuộc họp

Không ủy quyền việc lập kế hoạch chương trình nghị sự cho trợ lý hành chính hoặc một thành viên khác trong nhóm. Là người lãnh đạo,  cuộc họp của bạn là  để lập kế hoạch và điều hành. Để đặt mình vào khung suy nghĩ thích hợp, hãy hỏi và trả lời câu hỏi sau: “Sau cuộc họp này, tôi muốn mọi người học được, đạt được hoặc giải quyết được những điều gì?” 

Luôn chuẩn bị một chương trình làm việc

Mọi thứ bạn từng đọc về các cuộc họp hiệu quả tại nơi làm việc bao gồm lời khuyên về việc chuẩn bị một chương trình làm việc . Tuy nhiên, tất cả chúng tôi đã đến một cuộc họp mà không có chương trình làm việc nào được tìm thấy. Hành động lập kế hoạch chương trình làm việc giúp tập trung và xác định các chủ đề ưu tiên cho cuộc họp.

Yêu cầu đầu vào trong chương trình làm việc

Mặc dù trách nhiệm chính của người quản lý là phát triển chương trình, nhưng các thành viên trong nhóm có thể được mời đóng góp các mục trong chương trình. Gửi lời kêu gọi ý kiến ​​vài ngày trước cuộc họp.

Spice It Up

Đặt một chút đa dạng trong định dạng. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để thêm gia vị cho các cuộc họp nhóm của mình :

  • Mời các diễn giả khách mời
  • Kỷ niệm một cái gì đó
  • Tiến hành “bàn tròn học tập” – để các thành viên trong nhóm thay phiên nhau dạy cho nhau một điều gì đó
  • Xem Ted Talk có liên quan đến chương trình họp
  • Thực hiện một hoạt động xây dựng nhóm
  • Thay đổi địa điểm (xem xét tổ chức cuộc họp ngoài địa điểm)
  • Mang đến một số món ăn thú vị hoặc vui nhộn
  • Có một cuộc họp “chương trình làm việc riêng lẻ”
  • Yêu cầu cập nhật vòng chớp
  • Thu hút nhóm tham gia động não
  • Đổi ghế hoặc thay đổi bất cứ thứ gì  để phá vỡ sự đơn điệu

Cho phép một số “Khoảng trắng” cho sự sáng tạo và tương tác tự phát

Đừng nhồi nhét quá nhiều mục trong chương trình làm việc khiến bạn phải vật lộn để hoàn thành nó. Thay vào đó, hãy để lại một khoảng trống ở cuối để thảo luận một cách tự nhiên. Nếu cuộc họp kết thúc sớm, thì hãy cho mọi người đi sớm. Mọi người đều đánh giá cao thời gian được tìm thấy. 

Sử dụng Họp nhóm để cộng tác

Thay vì chỉ chia sẻ thông tin, hãy thử giải quyết một vấn đề hoặc làm việc với nhóm để đi đến quyết định. Vâng, nó đầy thách thức và có thể lộn xộn, nhưng đó là nơi chúng tôi nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​các cuộc họp. 

Tăng sự nổi bật

Trở thành người lãnh đạo cuộc họp không phải là phô trương quyền lực hay lạm dụng quyền lực. Trừng phạt ai đó vì đến muộn trước nhóm là một ví dụ của việc làm này. Giữ óc hài hước và sự khiêm tốn của bạn.

Theo sát

Theo dõi các mục hành động và đảm bảo mọi người làm những gì họ nói rằng họ sẽ làm. Thật khó chịu khi xuất hiện trong cuộc họp tiếp theo và phát hiện ra một nửa nhóm không thèm thực hiện những gì họ đã cam kết trong cuộc họp trước. Theo dõi trước cuộc họp và yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về các cam kết của họ . 

Là một nhà lãnh đạo mô hình vai trò

Họp nhóm không phải là lúc để bạn mất cảnh giác và quay lại với nhóm của mình. Giữ bản thân và nhóm của bạn theo các tiêu chuẩn ứng xử cao nhất, có nghĩa là không đùa cợt màu mè, chọn các thành viên trong nhóm, giễu cợt và mỉa mai, hoặc chỉ trích các bộ phận hoặc quản lý khác. Hãy nghĩ về kiểu nhà lãnh đạo mà bạn muốn được biết đến, sau đó thể hiện trước mọi cuộc họp    nhà lãnh đạo đó.

Kết luận

Một cơ hội để gặp gỡ và làm việc với nhóm của bạn là một điều khủng khiếp để lãng phí. Bạn bắt buộc phải phát triển kỷ luật lập kế hoạch và dẫn dắt các cuộc họp mà mọi người đánh giá cao và thúc đẩy các sáng kiến ​​về phía trước.

Comments
Loading...