9 Kỹ năng giúp nâng cao điều kiện cho cuộc họp đối với các nhà quản lý

3
tăng năng suất có điều kiện cho cuộc họp
tăng năng suất có điều kiện cho cuộc họp

Các cuộc họp có thể là cơ hội để chia sẻ ý tưởng, thảo luận về những thách thức và xác định kế hoạch hành động, hoặc chúng có thể trở thành những vấn đề dẫn đến việc lãng phí thời gian không hiệu quả. Thật không may, các nhà quản lý thường là những người góp phần chính gây ra rối loạn quy trình họp. Bạn cần có kỹ năng để điều hành cuộc họp đúng cách.

Tăng cường kỹ năng tạo điều kiện cho cuộc họp của bạn

Theo định nghĩa, tạo điều kiện có nghĩa là, “Làm cho dễ dàng hơn hoặc ít khó khăn hơn; giúp đỡ về phía trước. ” Để người quản lý tạo điều kiện cho cuộc họp (thay vì điều hành cuộc họp), họ cần sẵn sàng buông bỏ quyền lực của mình và cởi mở với các kết quả và cách tiếp cận khác nhau.

Trường hợp các nhà quản lý sai trong các cuộc họp

Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng họ biết cách “điều hành” một cuộc họp. Họ thiết lập chương trình nghị sự, thực hiện tất cả các cuộc nói chuyện và đưa ra tất cả các quyết định. Mặc dù điều này có thể cảm thấy dễ dàng và hiệu quả đối với các nhà quản lý, nhưng nó thường làm lãng phí thời gian của mọi người và nó không khai thác được tiềm năng sáng tạo của nhóm.

Trên thực tế, nó có tác dụng ngược khi nhân viên có xu hướng rút lui, trì hoãn với người quản lý muốn phụ trách. 

Nhiều lý do tồn tại giải thích tại sao các nhà quản lý không cho nhân viên của họ tham gia các cuộc họp nhiều hơn. Trong khi ba mục đầu tiên dưới đây là hành vi của các nhà quản lý kém, thì nội dung cuối cùng, kỹ năng thúc đẩy, có thể được học và củng cố bằng thực hành:

  • Sợ phải buông tay
  • Niềm tin sai lầm rằng vì họ chịu trách nhiệm, họ cần cung cấp tất cả các câu trả lời
  • Sự thiếu tự tin vào khả năng hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên
  • Thiếu kỹ năng điều hành cuộc họp

Những ý tưởng này đối với các nhà quản lý ở tất cả các cấp sẽ tăng cường kỹ năng điều hành cuộc họp của họ để hỗ trợ nâng cao năng suất cuộc họp.

Các nhà quản lý kỹ năng cần tạo điều kiện cho các cuộc họp

Tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp bao gồm việc thu hút mọi người trong cuộc họp tham gia vào việc xác định và giải quyết vấn đề. Các nhóm hầu như sẽ luôn phát triển các giải pháp tốt hơn, sáng tạo hơn bất kỳ người quản lý nào có thể một mình. Các nhóm cũng có nhiều khả năng hỗ trợ việc thực hiện các giải pháp mà họ đã giúp tạo ra. Bạn có thể chia các kỹ năng điều hành cuộc họp này thành ba loại khác nhau:

  1. Lập kế hoạch một cuộc họp
  2. Tiến hành một cuộc họp
  3. Giải quyết vấn đề cuộc họp

Cách lập kế hoạch cuộc họp

Trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp nào, bạn cần có một chương trình . Đối với một cuộc họp cộng tác, hãy mời những người tham dự cuộc họp cho bạn biết những vấn đề mà nhóm cần giải quyết hoặc những thay đổi mà nhóm cần theo đuổi. Đảm bảo các chủ đề cho phép nhóm tham gia. Tạo điều kiện cho một cuộc họp khác với việc trình bày thông tin tại một cuộc họp.

1. Bật tham gia nhóm

Đảm bảo rằng bạn có nhiều thời gian để tham gia vào nhóm và không cố gắng giải quyết quá nhiều vấn đề trong một khoảng thời gian ngắn. Tuy nhiên, quá nhiều thời gian cũng có thể dẫn đến một chu kỳ vô tận “thì sao…” Hãy đảm bảo rằng chương trình của bạn đáp ứng đủ thời gian dành cho cuộc họp. Kỹ năng cần thiết bao gồm những.

  • Kỹ năng thúc đẩy nhóm
  • Lập kế hoạch cuộc họp
  • Giải quyết vấn đề
  • Quyết định
  • Phát triển chương trình nghị sự

2. Đảm bảo rằng bạn cung cấp dịch vụ hậu cần phù hợp

Chọn địa điểm và thời gian cuộc họp của bạn một cách cẩn thận. Nếu bạn cố gắng nhồi nhét 15 người vào một phòng họp với sáu chiếc ghế, cuộc họp sẽ là một thảm họa. Khi mọi người không thoải mái, không thể nhìn thấy nhau, không thể nghe thấy, kết quả cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng.

Học cách sử dụng hậu cần như một cách để khuyến khích sự tham gia đông đảo và xóa bỏ các rào cản. Bạn cần phải lên kế hoạch trước cho tất cả những điều này. Việc cử ai đó ra ngoài giữa cuộc họp để gọi bánh mì sandwich khiến cuộc họp của bạn kém hiệu quả hơn. Lập kế hoạch hậu cần liên quan đến những kỹ năng này.

  • Lập kế hoạch và Kinh nghiệm Logistics
  • Quyết định
  • Cân nhắc chu đáo đến nhu cầu của người khác

3. Ghi Biên bản Cuộc họp

Phần quan trọng cuối cùng của việc lập kế hoạch một cuộc họp là biên bản cuộc họp . Ai sẽ đưa chúng đi? Ai sẽ phân phối chúng? Nếu bạn không có người quản lý được chỉ định, hãy tự mình thực hiện hoặc luân chuyển trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm. Nếu Jane thực hiện những phút này vào tuần trước, thì đến lượt John trong tuần này. Nếu bạn đang sử dụng bảng trắng hoặc bảng lật để thu thập các ý tưởng, hãy cho người viết đủ thời gian để ghi lại chúng một cách chính xác .

  • Kỹ năng ghi chép
  • Mức độ liên quan của tài liệu 
  • Hiểu sự đa dạng và hòa nhập

Cách tiến hành một cuộc họp

Với chương trình làm việc vững chắc, vị trí tốt và đồ uống giải khát thích hợp, bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp của mình. Để cuộc họp của bạn trở thành một cuộc họp làm việc tuyệt vời (và không chỉ là một bãi chứa thông tin), bạn sẽ cần phải chứng minh các kỹ năng điều hành cuộc họp phù hợp.

Để làm được điều này, bạn sẽ muốn tập trung vào ba thành phần này để tạo điều kiện cho cuộc họp.

1. Đặt câu hỏi

Những câu hỏi hay kích thích cuộc thảo luận lớn Bài viết, “ 70 câu hỏi huấn luyện tuyệt vời bằng cách sử dụng mô hình GROW ,” đưa ra một số lời nhắc thảo luận nổi bật.

  •  Đặt câu hỏi để có thêm thông tin
  • Đặt câu hỏi để tìm hiểu về các quan điểm khác nhau
  • Đặt câu hỏi để lưu ý các lĩnh vực đồng ý và bất đồng
  • Đặt câu hỏi để xác nhận rằng bạn đang thực sự nghe chính xác những gì các thành viên trong nhóm đang đóng góp
  • Đặt câu hỏi để chắc chắn rằng bạn đang chia sẻ ý nghĩa với các thành viên trong nhóm

2. Thể hiện khả năng lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực cho phép bạn biết thực sự và sâu sắc rằng bạn và người bạn đang lắng nghe chia sẻ ý nghĩa và đã hiểu rõ về vị trí của nhau. Khi bạn diễn giải, kiểm tra sự hiểu biết và đặt các câu hỏi tiếp theo, điều đó sẽ khuyến khích sự tham gia nhiều hơn và giữ cho cuộc thảo luận tiếp tục.

  • Gật đầu và các cử chỉ thích hợp khác để thể hiện sự hiểu biết
  • Lặp lại những gì bạn đã nghe cho bên kia để bạn biết rằng bạn chia sẻ ý nghĩa
  • Đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điều gì bạn không chắc chắn
  • Đặt các câu hỏi tiếp theo để mở rộng thêm hiểu biết của bạn
  • Sử dụng các từ như “ah-ha”, “vâng, tôi hiểu” và những từ tương tự để biểu thị sự hiểu biết

3. Dẫn dắt một phiên động não thích hợp

Hầu hết mọi người nghĩ rằng họ đã biết cách động não . Tuy nhiên, họ thường không. Trong quá nhiều cơ sở, hiệu quả của động não bị giảm do quản lý quy trình kém, áp lực xã hội hoặc chính trị mạnh mẽ và kỹ năng điều hành kém. Nhiều người chưa bao giờ thực sự trải nghiệm được sức mạnh của một phiên động não diễn ra tốt đẹp.

  • Thực hành các kỹ năng thúc đẩy hiệu quả
  • Quản lý việc giới thiệu ý tưởng của người tham gia
  • Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có cơ hội bình đẳng để nói
  • Quản lý các cuộc trò chuyện cạnh tranh và những người đang nói chuyện với nhau
  • Đưa ra một cách hiệu quả để thu hẹp các lựa chọn đã cân nhắc thành một con số có thể quản lý được
  • Giải quyết mọi xung đột phát sinh

Cách giải quyết vấn đề trong cuộc họp

Loại cuộc họp thứ hai yêu cầu các kỹ năng điều hành cuộc họp khác nhau. Bạn sẽ không cần gặp nếu mọi người đã đồng ý về giải pháp. Bạn đến với nhau để chia sẻ thông tin và phát triển câu trả lời và điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải kết hợp mọi người lại với nhau. Đây là những kỹ năng bạn cần.

1. Kỹ năng xây dựng sự đồng thuận

Đồng thuận không có nghĩa là mọi người phải đồng ý với một quyết định. Nó có nghĩa là mọi người đã có cơ hội để chia sẻ quan điểm của họ (có khả năng bằng cách động não) và đề xuất ý tưởng. Theo đó, chìa khóa của sự đồng thuận là tất cả các thành viên trong nhóm đồng ý ủng hộ hướng đi ngay cả khi đó không phải là lựa chọn ban đầu của họ.

  • Điều hành cuộc họp thích hợp sẽ hướng dẫn nhóm từ việc chia sẻ ý tưởng đến việc phát triển một quyết định hiệu quả .
  • Việc đạt được sự đồng thuận cần nhiều thời gian hơn, nhưng thường sẽ nhận được sự thu vào mạnh mẽ hơn từ nhóm nói chung. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự đồng thuận không phải là mục tiêu cuối cùng.
  • Một quyết định hiệu quả cho vấn đề đang bàn là vấn đề quan trọng nhất.

2. Kỹ năng Giải quyết Xung đột

Bất cứ khi nào có rất nhiều người tham gia giải quyết một vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi . Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem như một phần của quá trình ra quyết định hiệu quả . Một nhà quản lý phải học cách khai thác sức mạnh của xung đột một cách tích cực.

  • Quản lý cuộc thảo luận để lắng nghe tất cả các quan điểm
  • Dẫn dắt cuộc thảo luận để xác định các lĩnh vực đồng ý và bất đồng
  • Sử dụng các kỹ năng thúc đẩy để làm cho một số người tham gia cảm thấy được lắng nghe

3. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Trong khi các nhà nghiên cứu tranh cãi về tỷ lệ phần trăm chính xác, hầu hết sẽ đồng ý rằng hơn 50% giao tiếp là không lời .

  • Người quản lý cần có khả năng đọc được giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể của nhóm để đánh giá mức độ gắn bó, mức độ nghiêm túc và cam kết của họ.
  • Sự hiểu biết của bạn về giao tiếp không lời có thể giúp biết khi nào có sự đồng ý thực sự so với thỏa thuận bằng lời nói chỉ để kết thúc cuộc họp.
  • Nhận thức được ngôn ngữ cơ thể như một cách để trải nghiệm tiếng nói giao tiếp tổng thể của một cá nhân hoặc một nhóm.

Kết luận

Thời gian là vốn quý trong cuộc sống và trong công việc. Cố gắng quản lý các cuộc họp để đạt hiệu quả và hiệu suất tối ưu. Học tập, thực hành và áp dụng chín kỹ năng thúc đẩy được xác định ở trên là một bước khởi đầu tuyệt vời.

Leave A Reply

Your email address will not be published.